Le dossier administratif de l’agent public

Contenu du dossier individuel

Tous les documents du dossier administratif sont classés par ordre chronologique et doivent impérativement être numérotés. Un classement par thème est également possible. D’après l’article 18 de la loi du 13 juillet 1983, dite loi Le Pors, le dossier administratif ne doit pas faire état « des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’intéressé ». Aussi, il est interdit d’y mentionner les sanctions disciplinaires amnistiées ou effacées. Cependant, les documents retraçant les faits à l’origine de la sanction ne peuvent être retirés du dossier administratif.

En raison du secret médical, aucune information concernant la santé de l’agent ne doit figurer dans le dossier. Il faut ajouter seulement les suites administratives de l’état de santé (arrêté de mise en congé de maladie, avis du comité médical…).

Le dossier individuel doit uniquement inclure les documents relatifs à la situation administrative (actes d’état civil, bulletin de casier judiciaire…) et à l’évolution de sa carrière (arrêtés de nomination, de titularisation, d’avancement d’échelon…) de l’agent. Tous les documents concernant la situation administrative de l’agent sont permanents dans le dossier. Les documents concernant sa carrière sont temporaires.

Gestion et modalités d’accès au dossier individuel

Le dossier peut être géré sous format papier ou, depuis le décret 2011-675 du 15 juin 2011, entièrement ou en parti sous format électronique. Cependant, toute pièce ajoutée au dossier doit être conservé que sur l’un des deux supports. Le dossier doit impérativement rester unique. C’est l’administration qui décide du format de conservation des documents.

En cas de détachement ou de mise à disposition, l’administration d’origine continue à gérer le dossier de l’agent. Ainsi, l’administration d’accueil doit transmettre à l’administration d’origine tout nouveau document établi. Par contre, l’administration d’origine doit transférer le dossier à l’administration d’accueil en cas de mutation ou d’intégration dans un nouveau corps ou cadre d’emploi du fonctionnaire et d’embauche du contractuel par une autre administration. Si l’administration d’accueil ne peut pas gérer le dossier sous format électronique, l’administration d’origine doit créer un dossier sous format papier qu’il transmet à l’administration d’accueil. Alors, il doit détruire l’ancien dossier sous format électronique.

L’agent peut demander, par écrit, à consulter son dossier administratif sans avoir à justifier sa demande. Il a également le droit de rectifier une information. Il peut demander à son administration le retrait ou l’ajout d’un document. Par contre, il ne peut demander le retrait ou la destruction d’un compte-rendu d’entretien avec son supérieur hiérarchique.

L’agent peut demander une copie de son dossier qu’il peut consulter sur son temps de travail ou emporter chez lui.

Aucun responsable hiérarchique, y compris la direction générale des services, n’a le droit d’accéder aux dossiers individuels des agents.

Texte de référence : Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires