Agent administratif (h/f)

Le poste est créé en vue du départ à la retraite d'un agent du service administratif
L'agent sera sous l'autorité de la secrétaire générale.

I MISSIONS GÉNÉRALES DU POSTE
Accueil du public
Réalisation de divers travaux de bureautique
Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
II ACTIVITÉS ET TACHES RELATIVES AU POSTE
A Activités principales
1 Accueil du public - généralité
Tous les jours du lundi au vendredi
Accueil téléphonique et physique
Accueil orientation ou réorientation
Gestion des appels téléphoniques :
Transfert des appels aux interlocuteurs ou, quand le poste n'est pas disponible, prise de message sur le cahier des messages puis transfert (mail, oral, papier) à la personne concernée.
2 Gestion du courrier et des mails
Enregistrement du courrier à l'arrivée et au départ
Prise de connaissance des mails et transmission au Maire et à la SG
Mise sous pli et affranchissement du courrier
3 Interface avec le service technique
Centralisation des demandes d'intervention des services techniques - transmission à l'élu référent - suivi des interventions (tenue du cahier des interventions)
4 Affaires scolaires
Recensement des informations auprès des enseignants : effectifs à la rentrée, mise à jour de la liste des élèves en cours d'année, besoin en matériel, travaux ...
Inscription des enfants sur la plateforme "arena"
Suivi des crédits scolaires (transport, fournitures scolaires, sorties)
Notification des attributions de crédits scolaires
Interface avec l'école privée Saint Joseph
5 Affaires périscolaire et extrascolaire
Enregistrement et actualisation des dossiers d'inscription sur le portail famille
Déclarations auprès de la CAF et constitution des divers dossiers demandés par la CAF
Déclarations auprès de la DDCSPP
Suivi des contrats Prestation de Service Ordinaire et Contrat Enfance Jeunesse
6 Urbanisme
Première information et conseil
Enregistrement de toutes les demandes d'autorisation d'occupation des sols
Contrôle et transmission des dossiers au service instructeur (procédure dématérialisée)
Suivi des dossiers
Transmission des arrêtés au service de la Préfecture et publicité des décisions
Traitement des demandes de renseignements d'urbanisme en lien avec l'élu référent
7 Gestion des locations de salles et du matériel (table)
Enregistrement de la demande et transmission pour décision à l'élu référent
Notification de la décision au demandeur, prêt des clés, enregistrement des chèques de caution
8 Consultation du cadastre
Information et aide à la consultation des plans sur le logiciel
9 Funéraire
Première information sur les tarifs et sur la procédure à suivre pour obtenir un titre de concession.
10 Recensement militaire
Toutes les opérations relatives au recensement militaire
11 Etat civil
Réception et traitement de toutes les demandes d'extrait d'acte
Gestion de la consultation des registres communicables au public
12 Voirie
Rédaction de tous les arrêtés en lien avec la voirie ('occupation temporaire du domaine public, interdiction de circuler, ...) , transmission à la Préfecture
13-Affichage (dématérialisé)
Compte rendu de conseil municipal et affichage divers
B Activités secondaires
L'agent sera amené à réaliser les tâches suivantes en cas d'empêchement des agents qui en ont habituellement la charge :
Saisie comptable
Opération de révision de la liste électorale
Établissement des actes d'état civil
III CONDITIONS DE TRAVAIL
Travail seul ou en équipe
Horaires fixes imposés
Travail quotidien sur informatique
Moyens nécessaires :
* Ordinateur et imprimante
* Photocopieur, scanner et fax
* Ordinateur et imprimante
* Photocopieur, scanner et fax
* Internet et messagerie électronique
* Téléphone
* Logiciels bureautiques (Magnus e-GRC, AGEDI ...)
- Travail sur écran quotidien
- Pic d'activités
- Travail assis quotidien

Le candidat devra envoyer une lettre de motivation et son CV.