Gestionnaire des réunions de l’Institution - Responsable de la Commission Permanente

- Gère les réunions de la Commission Permanente du Conseil Départemental,
- Participe au processus d’organisation des réunions de l’Institution et à ce titre assure la
suppléance du poste gestionnaire des réunions du Conseil départemental,
- Est référent Direction Systèmes d’Information,
- Est référent du site de l’Institution « Cotedor.fr »,
- Assure la suppléance du poste de gestionnaire de la situation administrative et
financière des élus.

TACHES OU ACTIVITÉS PRINCIPALES POUR CHAQUE MISSION :
Gère les réunions Commission Permanente du Conseil Départemental :
- Centralise les listes de rapports présentés par les Pôles et services,
- Réceptionne les rapports pour leur mise en conformité (styles, signets, etc.),
- Suit la transmission des rapports dans les services (GEDélibér@tion), à la
DGSD, au Président (Cloud) et aux Élus (Extranet des Élus),
- Coordonne et contrôle en liaison avec les Pôles,
- Prépare les réunions,
- Organise les réunions décentralisées,
- Établit le procès-verbal de la réunion,
- Met en forme les délibérations,
- Traite de façon informatique les rapports et les délibérations avec le logiciel
GEDélibér@tion,
- Transmet au Contrôle de Légalité et publie les délibérations.
Participe au processus d’organisation des réunions de l’Institution dans le cadre de la
polyvalence du service et est présente en salle des séances pour prise de notes.
Collabore avec la Direction Systèmes d’Information pour l’installation, les tests de
nouvelles versions et la maintenance des outils informatique nécessaire au fonctionnement
du service (GEDélibér@tion, Extranet des Élus, Alfresco Plateforme de télétransmission
des actes au contrôle de légalité (FAST), e.magnus, Avidemus, Audacity etc. .),
Assiste les utilisateurs du logiciel GEDélibér@tion,
Dans le cadre de la suppléance du poste de gestionnaire de la situation administrative
et financière des Élus assure :
la gestion administrative et financière des indemnités, frais de mission et de
déplacement des Conseillers Départementaux,
la gestion administrative et financière des crédits alloués pour le fonctionnement des
groupes d’Élus,
la gestion administrative et financière de l’Association Mutuelle de Retraite des
Conseillers Généraux et des Conseillers Départementaux de la Côte-d’Or,
la gestion administrative et financière des marchés relatifs aux retransmissions et aux
retranscriptions des séances publiques de Conseil Départemental et suivi des lignes
budgétaires du service,
le suivi de la formation des Élus.
CONTEXTE PARTICULIER OU SPÉCIFIQUE AU POSTE :
- Maitrise avancée des outils informatiques (bureautique, site internet, logiciel métier…)
- Discrétion
- Travail à temps plein

CV + Lettre de motivation