Assistant administratif

Assurer l’accueil et un soutien au fonctionnement du Service des Affaires Scolaires
Assurer le fonctionnement du Service Transport Scolaire
Assurer un soutien au Régisseur de Recettes de la Régie Unique

Assurer l’accueil et un soutien sur le fonctionnement du Service des Affaires Scolaires
- Relations aux bénéficiaires :
- accueillir les usagers et les renseigner sur les thèmes relatifs au service scolaire ; inscriptions scolaires, transports, fonctionnement des services enfances, règlements intérieurs, régie unique (prélèvement automatiques, mode de paiement …)
- être mandataire de la régie unique : encaisser les règlements des usagers dans concerto
- contacter les bénéficiaires si besoin : appel téléphonique ou mailing
Relations aux écoles :
- établir les devis, les bons de commande et les engagements dans le respect du budget
- suivre les livraisons et pointer les factures
- saisir les inscriptions dans Base Elèves / Concerto (cantine, classes, …)
- saisir les incidents cantines et en faire une synthèse hebdomadaire ou mensuel selon l’importance des dossiers
- assurer le suivi des matériel Cantine/entretien selon Marché
- éditer les plannings mensuels pour assurer les pointages – saisir les évolutions des familles dans concerto (divorce) – mettre à jour les informations relatives aux familles …
Assurer le fonctionnement du Service Transport Scolaire en lien avec les Institutions :
- Suivre et participer à l’élaboration des circuits des Transports Scolaires en lien avec la Métropole, et la SNCF
- diffuser des retours d’info vers les services et élus concernés
- diffuser les infos par bulletin municipal / site internet en lien avec le service communication
- suivre annuel (points réguliers, rencontres)
- veiller « technique » sur les lignes existantes
- surveiller des effectifs d’inscriptions, de leur évolution
- prévoir ou ajuster le nombre de cars
- contacter les établissements scolaires pour rentrée échelonnée (fin Août / début Septembre)
- faire le point sur horaires et circuits avec le transporteur avant, pendant et jours suivant la rentrée
- suivre les incidents dans les transports
- en informer les familles, élus et la Métropole
- refaire le point avec le transporteur, les premiers jours de sorties échelonnées
- demander de contrôles des cartes de TS par la Police Municipale
- organiser le classement des documents
Assurer un soutien au Régisseur de Recettes de la Régie Unique :
- soutenir le Régisseur des Recettes de la Régie Unique : saisie des présences, envoi courriers, préparation des dépôts au Trésor Public, édition des factures, saisies diverses selon les besoins du service …
Activités Secondaires :
- assurer le secrétariat du service DAS => Compte-Rendu de réunion, gestion et diffusion du courrier, gestion des congés du Service, …
- Relation pour les équipes de personnels des temps de Restauration/Entretien, suivre les incidents cantines gérer les plannings et les remplacements en lien avec le Responsable du service
- Participer à la préparation et au bon déroulement des rentrées scolaires

Lettre à adresser à :
Monsieur le Maire
Hôtel de ville
13820 ENSUES LA REDONNE