agent administratif polyvalent

Poste partagé entre l’accueil (50 %) et les travaux administratifs en bureau (50 %)
 Accueil des usagers et gestion des demandes
 Gestion de l’état civil et de la population
 Gestion du cimetière
 Gestion des élections et de la liste électorale
 Gestion administrative de toutes les manifestations communales régulières et évènementielles ;
 Assurer des travaux de bureautique/secrétariat

 Accueil physique et téléphonique des usagers, gestion du standard téléphonique : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements ;
 Réceptionner et préparer les demandes diverses de la population (recensement militaire, certificats et attestations diverses, livret de famille, légalisation de signatures, vente cartes de pêche, photocopies, réservations des salles communales et du matériel, réservation véhicule…) ; gestion des demandes de transport pour les séniors, enregistrement et suivi des déclarations de catastrophes naturelles…
 Instruire, constituer les actes d'état civil et assurer la tenue administrative des registres (naissance, mariage, adoption, décès, etc.) ; coordonner le recensement de la population.
 Préparer et suivre les délivrances et renouvellements de concessions funéraires, les reprises de concessions. Tenir à jour le fichier du cimetière.
Répondre aux demandes d’autorisations présentées par les entreprises de pompes funèbres.
 Enregistrer les inscriptions, radiations, changements d’adresse sur la liste électorale.
Gérer et assurer la révision de la liste électorale. Préparer et organiser les scrutins politiques et professionnels, suivre leur déroulement.
 Programmation et planification des manifestations, suivi et mise à jour des listings et bases de données des participants, préparation des courriers d’invitation, réservation des salles, programmation des inventaires et nettoyage des locaux, consultation auprès de prestataires (traiteur, orchestre, fleuriste…), déclarations au GUSO + SACEM pour les spectacles, enregistrement des inscriptions aux différentes manifestations, gestion de la billetterie, classement des lauréats du concours communal des maisons fleuries, programmation des badges pour la gestion des accès dans les bâtiments communaux
 Travaux de bureautique/secrétariat : saisie et mise en forme de documents et courriers, tri, classement, archivage, enregistrement du courrier entrant et gestion de la boîte mail « mairie » en l’absence de l’agent affecté sur cette tâche,
préparation du tirage sort du jury criminel,
Suivi journalier de la presse locale (repérage et conservation des articles de presse en lien avec la commune)
Exigences du poste
Niveau de formation requis Niveau d'expérience requis
 Niveau BAC
Niveau d'expérience requis : expérience souhaitée dans la gestion de l'état civil, gestion des élections et gestion du cimetière
Conditions particulières d'exercice :
 Travail en bureau ; horaires réguliers
 Travail un samedi par mois le matin de 9h00 à 12h00 (sauf juillet et août);
 Devoir de réserve et sens du service public.

CV + Lettre de motivation à adresser par courriel à :
[email protected] ou par voie postale à l'adresse suivante :
Mairie de BASSE-HAM-Place de la République 57970 BASSE-HAM