ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Placé sous la responsabilité de la directrice de cabinet, des grands projets et de la communication, vous assurez une fonction d'assistance administrative et financière au sein du secrétariat des élus, et auprès de la directrice de cabinet. Au sein d'une équipe de 3 agents sur des fonctions identiques, vous assurez, sur les périodes d'ouverture du secrétariat des élus (8 h 30 à 18 h 00, par roulement) l'accueil téléphonique et physique, et apportez votre soutien sur l'organisation professionnelle des agendas et préparation de réunions, de gestion administrative, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.

Conseil et assistance en commande publique
* Assurer le conseil et l'assistance aux services prescripteurs dans l'évaluation et la dé?nition du juste besoin
* Assurer le conseil et l'expertise auprès de l'ensemble des services de la collectivité (nomenclature, appui à la rédaction des pièces, identification et suivi des procédures, etc.) en matière d'achat et de commande publique
* E?ectuer une prospection des produits ou prestations adaptés aux besoins (sourcing)
* Détecter les risques de dysfonctionnements (litiges, pénalités, résiliation, etc.)
* Formaliser des stratégies d'achats
Organiser la vie professionnelle du manager et des élus
* Assister le maire, les élus, la collaboratrice de Cabinet et les DGA dans l'organisation de leurs activités
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de chacun
* Coordonner les déplacements professionnels
* Assurer le suivi des informations et leur bonne communication auprès des agents de la direction, du manager et/ou des élus
Assurer la gestion administrative des projets et activités de la direction
* Organiser et suivre le courrier entrant et sortant du service
* Réaliser et mettre en forme des documents administratifs
* Réaliser des travaux divers de secrétariat et de bureautique
* Rechercher et diffuser des informations
* Prendre des notes et mettre en forme tout type de documents
* Gérer les stocks de fournitures diverses (alimentaire, papèterie, etc.)
* Elaborer des lettres de commande et la revue de presse bimensuelle
Gérer l'accueil téléphonique et physique du secrétariat
* Assurer l'accueil physique et téléphonique
* Accueillir et renseigner les administrés, partenaires ou services municipaux et, le cas échéant, les orienter vers l'interlocuteur compétent
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques
Organiser et plani?er les réunions et temps forts de la vie municipale
* Etablir les ordres du jour en concertation avec le manager et/ou les élus
* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
* Piloter l'organisation des évènements mobilisant des élus et/ou des évènements internes à la direction
* Coordonner l'action des services internes ou prestataires externes le cas échéant
* Rédiger des courriers d'invitation officielle et, le cas échéant, assurer la gestion protocolaire des inscriptions
Procéder au classement et à l'archivage des dossiers
* Etablir et assurer la mise à jour continue du plan de classement des dossiers de la direction
* Assurer la complétude des dossiers thématiques au gré des nouvelles informations
* Coordonner l'archivage des dossiers, en lien avec le manager et le service dédié

Poste à pourvoir dès que possible - Ouvert aux agents contractuels et titulaires - Temps complet (37h30 hebdomadaires + 16 RTT)
Rémunération statutaire + régime indemnitaire (IFSE + CIA) + 13ème mois + tickets restaurant + CNAS + participation employeur à la prévoyance
Dossier de candidature à adresser par mail à [email protected] à l'attention de monsieur Daniel VALERO, Maire de Genas, comportant :
* CV détaillé
* Lettre de motivation
* Pour les agents titulaires, dernier arrêté de situation administrative
Renseignements service RH : 04 72 47 11 18 - [email protected]