Descriptif du poste
Placée sous l’autorité de la Directrice du Pôle Enfance – Jeunesse et Sports, le Gestionnaire (H/F) assure la gestion administrative et comptable du Pôle, accueille et renseigne les usagers, seconde le Directeur adjoint dans le fonctionnement du service.
Missions
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Budget (fonctionnement et investissement) Pôle Enfance, Jeunesse et Sports et des écoles
• Recensement des besoins, élaboration du budget du Pôle, suivi tout au long de l’année du vote à la clôture, budget supplémentaire (en lien avec le Service Finances)
• Gère le circuit des bons de commandes et des factures du pôle, des écoles, de la MPE, le stade et le gymnase
• Etablit et contrôle des bons de commande et des factures du Pôle (restauration, pressing, alimentation, fournitures, équipement, nettoyage, vêtements de travail, transports, évènements… en lien avec les coordinateurs du pôle et des écoles)
Marchés publics et contrats du Pôle Enfance, Jeunesse et Sports et des écoles
• Recensement des besoins du Pôle, élaboration du cahier des charges, analyse technique des dossiers de candidature, rédaction du rapport d’analyse (partie technique) : en lien avec la Directrice du Pôle Commande Publique
• Suivi de l’exécution tout au long de l’année, en lien avec les sites / structures et les prestataires / fournisseurs, veille au respect des engagements contractuels
• Suivi des réclamations / litiges d’exécution et de facturation
o Marché de nettoyage des locaux (structures du Pôle) - NOVASOL et LNIR
o Marché de fournitures d’entretien (pour les écoles) - DAUGERON
o Contrat de maintenance des matériels des offices – F.C.S.
o Contrat d’entretien des hottes de cuisine - SAPIAN
o (Marchés à venir : transport scolaire, fournitures scolaires et pédagogiques)
Centralisation et suivi des demandes diverses (pour toutes les structures du Pôle)
• Réclamations livraisons
• Réclamations nettoyage des locaux
• Interventions techniques pour les cuisines
• Commandes des produits d'entretien pour les écoles en lien avec les responsables des pôles des sites restauration, ma M.P.E, le gymnase, le stade et pour le stock d’urgence
• Mise en place des tableaux de bord pour la gestion des produits d’entretien, pressing, pain, repas, rentrée scolaire, entretien des écoles…..
Suivi des autres dossiers
• Transport scolaire : devis et commande des rotations piscine
• Pressing : suivi des prestations de nettoyage des draps/couvertures/couettes (dortoirs maternels) en lien avec la coordinatrice restauration.
• Etablit les procédures de service (commandes de produits d’entretien de pharmacie, demandes d’interventions techniques, circuit compta)
ACTIVITÉS SECONDAIRES
Évènements ponctuels
• Participation aux différents évènements annuels du Pôle
• Effectifs services périscolaires : Import et export hebdomadaire des données des effectifs (logiciel Noé)
• Courses et livraisons sur les sites, en cas d’urgence
• Carte Imagine R : information aux familles, contrôle des formulaires
Suppléance
• Régisseuse suppléante (régies restaurant communal et accueils de loisirs)
• Soutien pendant la période des dossiers de Quotient Familial : contrôle des dossiers
• Accueil physique et téléphonique des familles, en lien avec les centres de loisirs, la restauration et les écoles pour la facturation, les inscriptions, encaissements et informations diverses.