assistant service population

La communauté de communes recherche un ou une assistante de gestion dans le cadre d'un appui administratif à la direction des services à la population.
Il sera proposé au contractuel un contrat d'un an ou une mutation pour les titulaires de la fonction publique.
Activités principales - TRAITEMENT DES DOSSIERS ET SAISIE DE DOCUMENT
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.
- Saisir des documents de formes et de contenus divers.
- Gérer et actualiser une base d'information.
- Rechercher des informations, notamment réglementaire.
- Vérifier la validité des informations traitées.
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion.
- Rédiger des documents administratifs.
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaire.
ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DU PUBLIC
- Recevoir et orienter les démarches.
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages.
- Rechercher et diffuser des informations.
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité.
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent.
- Rédiger des notes synthétiques
- Surveiller les accès et reteindre les accès aux lieux et aux formations
GESTION DE L'INFORMATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DE DOCUMENTS
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers.
- Photocopier et assembler des documents.
- Trier, classer et archiver des documents.
- Synthétiser et diffuser des informations.
- Rechercher et diffuser des informations.
- Préparer les dossiers pour les instances.
- Identifier les sources de documentation.
PLANNIFICATION ET SUIVI
- Gérer les agendas de l'équipe.
- prendre et organiser les rendez-vous : planning des ATSEM, demande d'absence, annualisation.
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service.
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc).
- Utiliser des logiciels et des progiciels.
- Elaboration de tableau de suivi des taux de fréquentation réel et prospective sur l'années a venir.

Au sein d'une collectivité, il ou elle traitera les dossiers relatifs à la direction des services à la population , surtout dans les domaines de l'enfance et de la petite enfance :
- Rédaction documents excel, word nécessaires au fonctionnement du service à la demande des chefs de service ;
- Préparation et rédaction documents divers : rapport a activité, compte rendu et présentation commission, dossiers divers à la demande chef de service et directeur, directrice ;
- Contact pour les demandes de mise à disposition, facturation des cantines, marchés publics sur le transport à la demande.
Missions ou activités - Accueillir et orienter le public (accueil physique et téléphonique,
- Gérer les formalités administratives courantes,
- Gérer les ordres de mission,
- Tenir les plannings,
- Réaliser des tâches de secrétariat ,
- Identifier et orienter des demandes d'aide sociale,
- Gérer un agenda des réservations de salle, organiser des commissions avec les élus.
Profil recherché SAVOIRS :
- Connaître les instances et les processus de décision de la collectivité ;
- Maîtriser les techniques rédactionnelles ;
- Connaître et respecter les procédures administratives ;
- Comprendre les enjeux et modalités du recensement ;
- Connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics ;
- Maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.).
SAVOIR FAIRE :
- Adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, maison services au public) ;
- Optimiser la gestion des demandes des agents ;
- Définir l'organisation logistique des réunions, réservations de salle;
- Etre capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- Préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Vérifier la validité des informations traitées.
SAVOIR ETRE :
- Avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- Etre capable de gérer des dossiers très variés ;
- Avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- Disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).

Veuillez fournir un cv et une lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Président de la communauté de communes, pour les fonctionnaires fournir votre dernier arrêté de situation administrative.