Assistante Direction-Pole culture

La communauté de communes recherche un ou une assistant administratif affecté au pole culture.

L'assistant de la Direction de la culture exerce ses missions au siège, placé sous l'autorité hiérarchique de la Directrice du POLE CULTURE.
Sous l'autorité de la Directrice de la Culture et du patrimoine, assiste la directrice afin d'optimiser la gestion de l'activité (communication, préparation de réunions, accueil, ...), organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure, peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats et conventions, suivi budgétaire, suivi de relance, suivi administratif du personnel...), instruction des dossiers de demande de subvention du Pôle Culture Patrimoine.
Accueil
- Accueil téléphonique et physique,
- Information et orientation du public s'adressant à la Direction Culture Patrimoine.
Gestion du courrier et des documents administratifs
- Réception, enregistrement, classement et archivage du courrier entrant ;
- Préparation du parapheur de courriers sortants, contrats et conventions au Président ;
- Transmission / diffusion des courriers aux interlocuteurs (postal ou mail, navette interne) ;
- Rédaction de comptes-rendus (réunions d'équipe / commissions culture).
Suivi de la comptabilité du service
- Enregistrement et suivi des dépenses ; préparation du parapheur bons de commande ; vérification service fait, suivi des paiements en lien avec le service Finances ;
- Réalisation de tableaux pour calculer et synthétiser les dépenses, le suivi budgétaire, et assurer son actualisation en lien avec le service Finances ;
- Enregistrement et suivi GUSO ;
- Commande et suivi des dépenses en fournitures administratives.
Centralisation des données du service
- Préparation d'un parapheur des documents RH à valider/vérifier/signer, à destination de la directrice et de la responsable du réseau de lecture publique ;
- Mise à jour de tableaux de suivi partagés (annualisation, congés, formations, frais pro) ;
- Gestion et transmission des notes de frais au service RH ;
- Suivi des conventions.
Contribution au suivi administratif de l'ADECC
- Enregistrement et suivi des dépenses ; vérification service fait ; règlements et suivi des paiements ;
- Relations avec la banque et l'expert-comptable ;
- Réunions : envoi des invitations et ordres du jour, réservation salles de réunion, impression des documents nécessaires au déroulé de la réunion ;
- Rédaction de comptes-rendus pour les réunions ADECC.
Communication
- Contribuer aux opérations de communication de la Direction ;
- Gestion de la Newsletter : récolte d'informations auprès des différents acteurs culturels, utilisation d'une plateforme d'emailing ;
- Contribuer à la conception, à la réalisation et à la diffusion des documents publiés par la Direction Culture Patrimoine (Colporteur...) ;
- Impressions de documents de communication pour les différents services de la Direction (affiches ; flyers...).
Participation à l'instruction des demandes de subventions culture
- Réaliser une synthèse des demandes de subvention affectées à la Direction Culture Patrimoine ;
- Rédaction et envoi des notifications d'attribution ou de rejet ;
- Rédaction et envoi des conventions culturelles de territoire suite à attribution ;
- Relations avec le service finances pour suivi
Relations fonctionnelles :
Elu en charge des projets liés au contrat local de santé, aux maisons médicales, à l'offre de santé
Tous services
Partenaires et institutions
Conditions de travail et avantages :
CNAS (chèques vacances, tarifs préférentiels, chèques cadeaux)
Titres restaurant
Participation employeur mutuelle et prévoyance
3 jours de RTT

Veuillez déposer votre CV et lettre de motivation par mail à l'attention de M. le Président