Secrétaire de direction (h/f)

Vous êtes chargé du secrétariat de M. le Maire et de son cabinet. Vous prenez en charge de nombreuses missions administratives qui se réfèrent au secrétariat, à l’assistance administrative et à l’organisation quotidienne de la direction Générale et du Cabinet de M. le Maire.

- Accueil physique et téléphonique
- Gestion de l’agenda du Maire
- Constitution et préparation de dossiers
- Prise de RDV, de messages et transmission aux collaborateurs
- Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus
- Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations notes, discours, fiches de suivi, comptes rendus...), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser
- Suivi des courriers et des dossiers inhérents à ceux-ci
- Relations avec les services pour vérifier si les notes transmises sont suivies et exécutées, courriers de relance
- Réponse par mail ou téléphone aux demandes (invitations, demandes de matériels urgentes...)
- Consultation de boites mails génériques
- Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du cabinet (annuaire et organigramme institutionnel)
- Classement des courriers, archivage, rangement (chrono, fiches de suivi, bulletins affiches, publications réalisées par le Cabinet...)
- Distribution des invitations et des bulletins dans les casiers des élus, voire des chefs de service
- Suivi de manifestations tant d’un point de vue organisationnel que matériel (micros, cadeaux, chaises, tables, ouverture et fermeture des locaux...)
- Envoi courriers en nombre (mise sous pli, impression enveloppe, mise sous enveloppe, transmission à l’accueil pour envoi)
- Descente et remontée des parapheurs, des mails
- Réalisation de chevalets, de listes de présence...
- Présence à des manifestations pour aide aux collaborateurs (suivi, pointage, passage de micros, vérification si bonne installation...)
- Aide aux collaborateurs (appels téléphoniques, prises de renseignements...)
- Organisation en lien avec la logistique des réceptions de personnalités et d’évènements
Avantages
• CNAS
• Tickets restaurant
• Participation mutuelle et prévoyance
• Bien-être au travail (ostéopathie, chiropraxie)

Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville, 121 avenue de la Résistance
93346 LE RAINCY Cedex