Assistante de Direction

Sous l’autorité hiérarchique du chef de Service, le titulaire du poste assiste le Directeur et participe à l’organisation administrative de la Direction.

Assistance au Directeur du Développement de l’Economie dans le cadre de ses missions :
Appuyer le Directeur dans le cadre de sa vie professionnelle
• Organiser l’agenda du directeur et prendre des rendez-vous en fonction de ses priorités et organiser ses déplacements
• Traiter les messages, rechercher des informations, détecter et alerter
• Assurer la gestion du courrier de la Direction
• Prendre des notes, mettre en forme courrier ou autre document et assurer une relecture des différents écrits sur demande du directeur
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers
• Préparer et communiquer les supports destinés aux instances : fils conducteurs des élus rapporteurs, résumés Président et visuels
• Préparer et communiquer les bilans et rapports d’activités de la Direction
Organiser les réunions, évènements et manifestations de la Direction :
• Être référent auprès du Cabinet du Président et des Vice-Présidents délégués à l’économie pour l’organisation des rendez-vous et réunions
• Préparer les points économiques avec le Président, les Vice-Présidents délégués et tout autre élu de PMM (ordres du jour, documents supports, comptes rendus…)
• Préparer les dossiers de ces réunions, dans le respect des délais
• Assurer la veille et le suivi des manifestations et évènements impliquant la présence du Directeur, ou d’un représentant de la direction, en appui des élus en représentation de l’action économique de la CU
• Apporter un soutien logistique à l’organisation des manifestations économiques
Participation à l’organisation quotidienne de la direction
• Participer à l’accueil physique et téléphonique, en relai de l’agent de gestion administrative, comptable et d’accueil
• Participer au suivi des parapheurs et du courrier en relai de l’agent de gestion administrative, comptable et d’accueil
Garantir la conformité des pratiques et activités de la direction en matière de RGPD et PSSI
• Etre référent RGPD et PSSI de la direction et faire le lien avec la DPO et la DN
• Tenir à jour le registre de traitements de la direction sur le logiciel Data Legal Drive
• Informer et accompagner les agents pour garantir la sécurisation des données
• Veiller à l’application des procédures d’archivage des données et de destruction au terme échu de leur conservation
• Rendre compte de l’utilisation des données à caractère personnel collectée
• Rédiger les documents de conformité de la direction

CV + lettre de motivation