ASSISTANTE ADMINISTRATIVE POLE RELATIONS A LA POPULATION (H/F)

Je vous informe de la vacance d’un poste d’assistant(e) de direction placé(e) sous l’autorité de la directrice du pôle relations à la population. L’assistant(e) de direction est chargé(e) d’assister dans la gestion et l’organisation administrative de la direction.
MISSIONS

Assistance au pilotage des directions du pôle relations à la population :
o Circulation de l’information et reporting des activités par direction :
 Réception, filtrage, transmission ou traitement des courriers entrant et sortant , courriers électroniques et messages téléphoniques en assurant la transmission des consignes et suivi de leur application,
 Recueil des besoins, attentes et questionnements des services,
 Diffusion des directives et consignes aux différents services,
 Prise de contact avec les partenaires de la collectivité.
o Assistance et suivi des projets et activités de la direction :
 Montage et gestion des dossiers en collaboration avec la direction de pôle et les directions,
 Assurer la préparation et le suivi des dossiers,
 Suivi de l’exécution effective des directives données aux services,
 Participation à la coordination de projet,
 Elaboration ou relecture de présentation de dossiers, supports de communication,
 Préparation et suivi des commissions,
 Participation à l’élaboration et l’évaluation des activités du pôle : récupération des dossiers, traitement et mise en forme,
 Participation à la démarche qualité : secrétariat en charge de la démarche qualité (tenue de tableaux de bords, suivi de l’élaboration de procédures et relance auprès des directions, mise en forme, diffusion, évaluation…),
 Référent communication du Pôle,
 Rédaction de courriers,
 Rédaction de d’actes administratifs,
 Traitement de bons de commande,
o Gestion des bases de données et documents :
 Mise à jour de bases de données et fichiers,
 Organisation du classement et de l’archivage papier et électronique de tous types de documents de la direction de pôle.
Assistance à la direction de pôle :
o Organiser la logistique des réunions :
 Préparation et suivi des convocations - invitations,
 Gestion des émargements et listes de présence, prise de notes et rédaction de comptes rendus ou relevés de décision,
 Gestion des agendas et organisation des déplacements du directeur du pôle.
o Organisation de la vie professionnelle du cadre :
 Gestion des agendas et prise de rendez-vous en fonction de priorités,
 Organisation des déplacements,
 Traitement des courriels.

Envoyer CV et lettre de motivation
@: [email protected]
Monsieur le Maire
Place de la Libération
78135 LES MUREAUX CEDEX