Chargée d'accueil du siège administratif

LA COMMUNAUTÉ DE COMMUNES DE BELLE ILE EN MER RECRUTE
Belle Ile en mer se compose de 4 communes, regroupées au sein de la communauté de commune de Belle-Île en mer. Les spécificités insulaires l’amènent à gérer une quarantaine de compétences, dont la petite enfance.
Avec 85 km² pour 100 km de littoral, Belle-Île-en-Mer est la deuxième plus grande île de France métropolitaine (après la Corse). Sa population avoisine les 5 500 habitants à l’année, et l’île accueille près de 450 000 visiteurs par an. L’économie insulaire est tournée vers le tourisme, tout en conservant une diversité économique (agriculture – pêche - service à la population - le bâtiment).

MISSIONS
Sous la responsabilité directe de la Directrice Générale des services, le chargé d’accueil au siège et secrétaire administratif occupe un poste qui nécessite une grande polyvalence compte tenu de ses diverses missions
ACCUEIL
Représenter l’image de la collectivité et de l’établissement auprès des usagers.
Accueillir, orienter, renseigner le public.
• Assurer l’accueil physique du public
• Recevoir, filtrer et orienter les communications téléphoniques et les mails
• Hiérarchiser les demandes selon leur caractère d’urgence et orienter le public vers l’interlocuteur ou le service compétent
• Apporter une réponse de premier niveau (fonctionnement et organisation de la collectivité, diffusion d’information et de documents de communication, …)
Participer à la simplification des démarches administratives et au renforcement du lien de proximité avec les usagers
Suivi des dossiers SPANC
• Réception des dossiers et faire les accusés de réceptions.
• Transmission des dossiers au prestataire.
• Lien entre les usagers et le prestataire.
SECRETARIAT ADMINISTRATIF
Redevance d’enlèvement des ordures ménagères
• Accueil téléphonique et prise des renseignements préalables pour transmission au gestionnaire administratif.
Secrétariat administratif du pôle accueil
• Préparer le courrier sortant : affranchissement, contrôle, tri, enregistrement
• Gérer l’affichage d’informations (délibérations, informations au public)
• Centraliser les besoins en petites fournitures et gérer les commandes
• Concourir à l’archivage au sein des services du siège administratif
Secrétariat administratif du pôle enfance/ petite enfance
• Saisie des données administratives de familles dans le logiciel dédié (INOE) en lien avec les responsables de structure quand cela le nécessite
• Rédaction, mise en forme et traitement de divers supports de communication (courriers, mails…)
• Organisation et planification des réunions, manifestations et déplacements
• Classement, archivage physique et électronique des dossiers des familles et des factures y afférant, en lien avec l’Assistante de gestion du pôle
Effectuer toute autre intervention ponctuelle, correspondant au grade et aux qualifications de l’agent, au sein du service et/ou de la collectivité.

Contrat : CDD de 1 an renouvelable en fonction des besoins du service
Temps de travail : Temps non complet : 30h/semaine évolutif en fonction des besoins du service
Rémunération : 1494€ net pour 30H + CNAS + chèques déjeuner + participation mutuelle et prévoyance
Prise de poste : Début décembre 2024. Possibilité de mise à disposition d’un hébergement temporaire à la prise de poste.