Chargé(e) d'accueil de l'agence postale et de la mairie - assistant(e) administratif(ve)

Poste à temps non complet : 29 heures par semaine
Poste à pourvoir à compter du lundi 16 décembre 2024 avec formation à partir du 2 décembre 2024
Sous l’autorité de la responsable du service administratif, vous assurerez toutes les missions liées à l'agence postale communale, vous accueillez et informez la population sur les différentes démarches administratives à la mairie. Vous serez en appui administratif auprès du maire et du secrétariat général dans la gestion des affaires courantes liées à la collectivité.
Enfin, vous serez chargé(e) de la mise en œuvre et le suivi des évènements, des manifestations et des animations et la gestion des locations des salles communales

Missions :
Activités principales :
Agence postale communale :
• accueil physique et téléphonique du public, renseignement et orientation des usagers
• suivi du service postal au public (affranchissement des lettres et colis ordinaires ou recommandés, vente de produits : timbres-poste, enveloppes de prêt-à-poster, emballages à affranchir, délivrance et retrait de lettres, de colis et objets recommandés) et divers services de proximité (contrat de réexpédition du courrier, abonnement mobilité et prêt à poster de réexpédition)
• gestion du service financier et des prestations associées (retrait et versement d’espèces, transmission des demandes diverses au bureau de rattachement de la Poste, commandes des produits postaux et des fonds)
• préparation de la caisse hebdomadaire et transmission au bureau de rattachement de la Poste
• suivi de la vente des produits et services de téléphonie et de produits partenaires de la poste
• diffusion d’informations touristiques
Accueil de la mairie et administration :
• accueil physique et téléphonique du public, renseignement et orientation des usagers
• gestion du courrier postal et électronique
• suivi des formalités administratives et de l’état civil
• administration des décès et du cimetière
• gestion des dossiers administratifs divers (inscriptions scolaires, logement social…)
• assistance au traitement des opérations électorales, présence lors des scrutins
• pilotage du recensement général de la population
• gestion des demandes d’urbanisme, transmission au service instructeur (Communauté de Communes) et suivi des décisions
Assistant administratif :
• prise de rendez-vous et tenue des agendas
• préparation et rédaction des documents administratifs et techniques
• assistance au suivi des outils de communication de la collectivité
• rédaction et suivi des courriers
• participation aux divers travaux de secrétariat et de classement
Mise en œuvre et suivi des évènements, manifestations et animations :
• organisation de la logistique des évènements, manifestations et animations, mise à jour du calendrier
• pilotage des projets culturels
• coordination de l’ensemble des intervenants
• animation des réunions de travail et établissement des comptes rendus
• diffusion de l’information au public
• coordination et encadrement des bénévoles, des associations du village
• suivi et respect du budget des animations
• fonction de régisseur (encaissement des recettes), déplacements à la trésorerie
Gestion des locations des salles communales
• suivi du planning de réservations, accueil et informations des locataires, état des lieux (avant et après manifestation), organisation de visites de la salle en fonction des demandes
• fonction de régisseur (encaissement des locations, gestion des chèques de caution,...), déplacements à la trésorerie
• inventaire et entretien du matériel mis à disposition des locataires
Assurer ponctuellement le remplacement d’agents momentanément absents : pour la surveillance et l’animation des enfants de la restauration scolaire sur le temps méridien
Conditions de recrutement
• Recrutement statutaire ou par voie contractuelle (possibilité de contrat à durée déterminée renouvelable)
• Indemnité métier IFSE (Indemnité de Fonctions de Sujétions et d’Expertise)
• Amicale du personnel (adhésion annuelle) permettant de bénéficier de tarifs réduits dans des commerces, équipements ou l’achat de produits locaux
• Bénéficiaire du CNAS (Comité National d’Action Sociale)
Spécificités du poste - sujétions
• Lieu d’activité : Maison de l’Alpage, mairie, salles et territoire communaux
• Horaires de travail :
- agence postale : lundi, mardi, jeudi et samedi de 8 h 45 à 12 h 15, le vendredi de 10 h à 12 h
- accueil de la mairie : vendredi de 14 h à 18 h + remplacements durant les congés de l’agent principal les lundi, mardi et jeudi de 14 h à 18 h (5 semaines par an)
- assistance administrative : le mardi de 14 h à 18 h durant la période scolaire
- gestion de l’animation : 2 h par semaine et des locations des salles communales : 2 h par semaine
• Temps de travail non complet annualisé à 29/35ème
• Travail sur différents sites - Horaires et temps de présence adaptables aux besoins pour les animations et la gestion des salles

Les candidatures (Curriculum Vitae et lettre de motivation) sont à adresser à l’attention de Monsieur le Maire :
• par voie postale : Mairie de Servoz – 44 rue de l’Eglise – 74310 SERVOZ
• par courriel à l’adresse électronique : [email protected]
Pour tout renseignement : s’adresser à la Secrétaire de Mairie au 04 50 47 21 51