AGENT ADMINISTRATIF

Suite à un départ en retraite la Commune recrute un agent administratif pour son service Etat-Civil.
Placés sous la responsabilité hiérarchique du responsable du Service Etat-Civil.
MOYENS MIS A DISPOSITION
- Outils informatiques dans la limite du filtre mis en place par le service informatique, dispositif de recueils, téléphone, fax, photocopieuse et imprimante,
- Budget alloué au chef de service pour l’ensemble du service,
- Travail en équipe.
CONTRAINTES ET DIFFICULTÉS DU POSTE
1) Certaines contraintes génèrent une forte pression et obligent à une très grande disponibilité à certains moments :
- dimension cyclique des activités (avec des périodes ou jours à très forte charge de travail),
- Accueil de public parfois difficile à gérer,
- Grande polyvalence aux niveaux des activités obligeant à une très grande concentration.
2) Respect de contraintes temporelles, légales et réglementaires :
- Présence obligatoire aux heures de service selon le planning délivré par le chef de service,
- permanence le lundi soir par roulement,
- Se tenir informé de l’évolution des procédures,
- La continuité du service public peut entrainer une polyvalence de poste, en fonction des besoins du service, et à la demande du chef de service.

1) Missions d’Accueil :
- accueillir et renseigner le public sur place, par téléphone et par mail avec courtoisie, attention, efficacité et empathie,
- cerner l’objet de la demande et orienter le public vers le bon interlocuteur,
- renseigner sur le déroulé de la prestation demandée : pièces à fournir, délai de traitement, étapes, prises de rendez-vous etc . . .
- vérifier minutieusement les pièces constitutives des dossiers,
- recevoir les administrés,
- donner des informations obligatoires à l’usager,
- anticiper les demandes d’informations nécessaires à l’usager,
- optimiser au quotidien la qualité du service rendu.
2) Missions d’instruction des dossiers :
- recevoir, enregistrer et transmettre les demandes de carte nationale d’identité, de passeports, par voie dématérialisée « ants »,
- effectuer les remises de ceux-ci,
- venir le matin dans le service pour chercher dans le coffre le matériel, en fin de matinée le ramener dans le coffre, à 13 h 30 le remonter et en fin de journée le redescendre dans le coffre,
- répondre aux recueils complémentaires concernant l’instruction des dossiers CNI et passeports,
- enregistrer les cartes nationales d’identité, les passeports reçus et convocation des intéressés par téléphone, ou par courrier,
- délivrance de documents administratifs (carte nationale d’identité, passeport).
3) Réalisation des travaux de bureautique :
- réceptionner les mails transmis par les administrés, par le service, par les mairies,
- penser au réapprovisionnement en imprimés
- trier et archiver.

Par courrier
Hôtel de Ville
4 Place de la République
04200 SISTERON