Responsable du secrétariat général (h/f)

Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services la ou le responsable du secrétariat général a pour mission d’assurer l’organisation et le fonctionnement des assemblées délibérantes, la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité ainsi que la gestion des assurances.
Des missions pourront lui être confiées par la Directrice Générale des Services.

Gestion et encadrement du service :
• Construire et piloter le projet de service
• Assurer les fonctions de management de l’équipe et la gestion du secrétariat général (4 agents)
• Elaborer et suivre l’exécution du budget du service
Gestion et suivi des instances municipales :
Organisation et gestion des assemblées délibérantes :
• Préparation et suivi des instances municipales dans le respect de la réglementation (Conseil municipal, bureau municipal, commissions)
• Mettre en œuvre l’installation du Conseil municipal, l’élection du Maire et les délégations des élu.es
• Organisation des élections sénatoriales
• Etablir une programmation annuelle des instances municipales
• Collecter auprès des services municipaux les points à inscrire à l’ordre du jour des instances municipales, sous le contrôle de la direction générale
• Recueil, relecture et mise en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations
• Préparation et transmission des dossiers destinés aux élu.es et à l’administration
• Préparation des convocations des élu.es aux instances
• Participation systématique au Conseil municipal et à la commission technique
• Rédaction et mise en forme du procès-verbal et du compte-rendu de la séance du Conseil municipal
• Assurer le caractère exécutoire des actes
• Affichage du procès-verbal et diffusion des délibérations du Conseil municipal et des délibérations du Maire
• Transmission des actes et pièces annexes au service de contrôle de légalité de la Préfecture.
• Mise en œuvre de la dématérialisation des actes (de la préparation des séances à la transmission du contrôle de légalité)
• Veiller à la régularité des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibération, décisions et arrêtés)
• Mise en œuvre des décisions en lien avec la Direction Générale des Services et directeurs concernés
Contrôle de légalité interne :
• Conseil et assistance réglementaire auprès de l’ensemble des services
• Contrôle juridique des actes de la collectivité (délibérations, décisions, arrêtés)
• Mise en œuvre des délégations de signature
Gestion du courrier :
• Supervision de la gestion et du suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité
• Contrôle d’une diffusion pertinente du courrier arrivée et mise à disposition des services d’un suivi de courrier dématérialisé
• Contrôle des courriers mis à la signature, en application de la Charte du courrier.
Veiller à la fluidité des signatures
• Gestion des crédits d’affranchissement
Gestion des assurances de la ville :
• Gestion et suivi des sinistres
• Suivi budgétaire des contrats d’assurances
• Gestion et suivi des marchés liés aux assurances

Envoyer CV et lettre de motivation en précisant l'origine et les références de l'annonce à l'attention de :
Monsieur le Maire
Mairie
10 avenue Paul Doumer
BP 80 037
94111 ARCUEIL CEDEX
ou par mail à l'adresse : [email protected]