SECRÉTAIRE ENFANCE JEUNESSE ET FAMILLE (H/F)

Sous la responsabilité du Chef de service, le/la secrétaire assistant(e) est chargé(e) de :
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif de la Maison sociale du Département Albertville – Ugine pour le service EJF/PMI
- Seconder le Chef de service, les psychologues et travailleurs sociaux dans l’organisation de leurs activités et du travail des équipes
- Garantir un accueil physique et téléphonique de premier niveau
- Assurer le traitement direct de dossiers selon les modalités définies avec la hiérarchie
- Participer à la continuité de service de la MSD en matière d’accueil du public et de permanences des secrétariats

Accueil :
Recevoir, assurer une première réponse et/ou orienter les appels téléphoniques
Accueillir physiquement le public, les professionnels et les partenaires
Contribuer au fonctionnement global du siège de la MSD afin d’assurer la continuité des services
Secrétariat :
Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou dossiers (frappe, mise en forme…) Effectuer la réception, le tri, la distribution et l’affranchissement du courrier entrant ou sortant
Assurer le secrétariat du/des chef(s) de service EJF et référents EJF (interlocuteur privilégié, suivi des dossiers et agenda)
Assurer le traitement administratif des situations (contrat d’accueil assistantes familiales, mecs, scolarité, saisie Iodas…)
Suivre la documentation et effectuer le tri, le classement et l’archivage des dossiers EJF
Rédiger les comptes rendus de réunions
Contribution aux activités de la Maison sociale :
Organiser les agendas de l’équipe
Suivre la planification et garantir l’organisation logistique des réunions (salle, matériel…)
Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein du service EJF, et assurer la liaison entre les membres de l’équipe
Participer au recueil et à l’exploitation des données nécessaires à l’observation des besoins locaux (statistiques…)
Préparer les dossiers examinés lors des commissions et instances, et en assurer le suivi (CRIP, bilans, synthèses…)
Suivre les dossiers spécifiques (gestion de la CTU)
Réaliser l’interface entre les interlocuteurs et le travailleur social dans le suivi administratif quotidien des dossiers
Rechercher les informations juridiques ou techniques servant au traitement de dossiers
Recueillir les informations actualisées et les diffuser auprès des travailleurs sociaux concernés
Conditions particulières d’activité :
Garantir un premier niveau d’accueil et le respect des procédures administratives
Travail en binôme avec une autre secrétaire assistante
Participer à la continuité de service

Tous renseignements plus détaillés sur le profil de poste et les compétences attendues peuvent être obtenus auprès de Madame Elisabeth PERIA, Chef de service EJF au 04 79 89 57 09 ou par mail : [email protected]
Conditions de recrutement
Par voie statutaire (mutation, intégration directe ou liste d’aptitude) ou par voie contractuelle selon les articles L-332-14 et L-332-8 du code général de la fonction publique (les non fonctionnaires peuvent candidater).
Filière administrative : cadre d’emplois des rédacteurs ou des adjoints administratifs
Sous certaines conditions, possible attribution : du plan de déplacement d’entreprise, des titres restaurant, d’une participation à vos frais de mutuelle et de prévoyance, des prestations d’action sociales et de l’adhésion à l’association du personnelle AASDES et ainsi qu’au CNAS
Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation + CV et pour les fonctionnaires votre dernier arrêté de position administrative) à [email protected] avant le 25/01/2025 sous la référence E-2024-269