Secrétaire de direction (h/f)

L’agent de gestion administrative recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Il suit les dossiers administratifs et assiste la directrice de la structure.

Assurer l’accueil, l’information et les relations avec les publics:
- Accueillir et renseigner le public téléphoniquement, physiquement et numériquement (mails et réseaux sociaux)
- Être l'interface entre le public, les services du CSC, les structures hébergées
- Orienter les publics vers les services ou organismes compétents
- Garantir la communication / affichage interne avec les usagers (individus, associations,
Institutions) et dans les bâtiments CSC et externe (site internet Ville, Facebook, panneaux lumineux, magasins…)
Garantir la gestion administrative du service:
- Réaliser la dactylographie, la mise en forme et le suivi courrier, gestion, optimisation du classement et archivage de dossiers administratifs
- Mettre à jour les documents et tableaux de bords
- Établir l’ensemble de la facturation des locations des bâtiments gérés par le CSC ainsi que la facturation des activités (couture …)
- Établir avec la directrice le budget prévisionnel et le suivi du budget direction.
- Engagements comptables (Civil Finances : du BE à la facture)
- Gestion des flux courrier
- Gestion des chronos
- Gestion globale des besoins bureautiques (commandes, demandes et besoins, budget, suivi et réception, pointages…) et en mobilier CSC
- Gestion des demandes de travaux E- Atal
- Gestion des plannings, salles des bâtiments CSC + véhicules CSC
- Gestion des clefs
- Gestion des contrats de location des salles, des conventions
- Déplacements fréquents sur les sites CSC (visites à tiers, locations, suivi travaux, …)
- Participation aux réunions d'équipe
- Prise de rendez-vous
- Organisation administrative de la Fête du Monde
Assister la directrice de la structure:
- Filtrage et réception des appels
- Traiter les demandes
- Rédaction de courriers et dossiers
Responsabilités humaines:
- Garantir le tutorat de stagiaires en secrétariat
- Point hebdomadaire et suivi des bâtiments avec la concierge (remise des clefs, sécurisation de fermetures, accueil locations, gestion planning et organisation)
- Lien avec le responsable propreté pour le remplacement des personnels d’entretien CSC
- Liens avec le personnel de service des bâtiments CSC
- Encadrement de service civique
Activités complémentaires:
- Participation à la réunion publique annuelle
- Synthétiser les bilans d’activités des partenaires en vue du rapport d’activités annuel (associations et structures hébergées) et du Contrat de projet social
- Mise à jour documentaire du point d’accueil de d’information
- Régisseur mandataire de recettes (encaissements divers occasionnels)

Informations complémentaires :
- Recrutement statutaire C/B ou à défaut CDD renouvelable
- Rémunération statutaire. Prime annuelle
Adresser CV + lettre de motivation + photocopie des diplômes à :
Monsieur le Maire
VILLE DE SAVERNE
78 Grand’Rue
67700 SAVERNE
ou par mail à [email protected]