Responsable de la coordination des conseils municipaux, des actes administratifs et du suivi budgétaire (h/f)

Placée sous l’autorité de la Directrice de l’Administration Générale et des Affaires Réglementaires

1. Les missions :
a. Assurer le bon déroulement des conseils municipaux
b. Gérer les baux communaux
c. Préparer et gérer le budget du service, en lien avec le Directeur.rice de l’Administration Générale
d. Rédiger des actes (arrêtés, décisions, délibérations, conventions)
e. Superviser l’enregistrement du courrier et la réservation des salles Toffoli et du Tribunal d’instance
f. Assurer le remplacement en cas d'absence de la Directrice, pour assurer la continuité des activités, mais uniquement pour des missions basées sur la gestion quotidienne et la coordination, sans prise de décision stratégique.
2. Les activités :
 Les activités principales :
 Conseil Municipal en binôme avec le Directeur.rice de l’Administration Générale :
Conseil Municipal
• Coordination de l’organisation du Conseil Municipal (proposition de rétro planning, envoi des convocations, veiller au respect des délais, recherche d’informations, transmission des dossiers aux élus…)
• Organiser la préparation des commissions municipales, conseils municipaux et autres instances municipales (CCSPL) et y participer ; rédige les comptes rendus afférents
• Proposer un ordre du jour, relire, conseiller sur la rédaction des notes et délibérations, et assurer le contrôle de légalité interne
• Veille à l’application des dispositions légales en matière de publicité, au rendu exécutoire et à la conservation des actes officiels de la commune (délibérations, arrêtés du Maire, arrêtés simples)
• Rédaction de la liste des décisions
• Transmission au contrôle de légalité et diffusion des délibérations
 Actes :
• Rédaction des conventions, décisions, et arrêtés municipaux
• Contrôle de légalité des actes des autre services
• Transmission des actes au contrôle de légalité
 Baux communaux :
🔹 Gestion et préparation du budget du service : En collaboration avec le Directrice de l’Administration Générale, vous participerez à la préparation et à la gestion du budget annuel du service, en veillant à la bonne répartition des crédits, au suivi des dépenses et à l’équilibre financier. Vous serez responsable de l’élaboration des prévisions budgétaires, de la gestion des engagements financiers, et de la production des documents nécessaires aux rapports de gestion.
• Préparation des avis d’échéances (mensuelles, trimestrielles ou annuelles)
• Calcul des révisions de loyers et régularisations de charges
• Etablissement des états des lieux d’entrée et de sortie en lien avec le service Bâtiment
• Tenue d’un état des différents biens et gestion des clefs des locaux vacants (fiche descriptive, tableau de suivi)
• Traitement des appels de loyers et de charges (imputation, ventilation, suivi du budget)
 Les activités annexes :
• Supervision de la gestion des registres
• Supervision de la gestion administrative et financières des occupations du domaine public (emprises chantier, échafaudages, terrasses…)
• Supervision des agents d’accueil et du point justice
• Supervision de la gestion des licences débits de boissons
• Rédaction de courriers et supervision de l’enregistrement du courrier
3. Moyens matériels et équipements :
• Bureau, ordinateur et téléphone fixe
• Téléphone portable

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Monsieur le Maire
Mairie, 48 rue de Paris
94225 CHARENTON LE PONT CEDEX