Secrétaire de la commande publique

La Communauté de Communes " Rives de Moselle ", 20 communes, 52 312 habitants et 100 agents, située entre Metz et Thionville, recrute son/sa secrétaire de la commande publique.
Il / Elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.

ACTIVITES ET TACHES DU POSTE
› Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
Gérer et actualiser une base d'informations ;
Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
Vérifier la validité des informations traitées ;
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
Rédiger des documents administratifs ;
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires ;
Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion.
› Accueil physique et téléphonique du public
Recevoir et orienter les demandes ;
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
Rechercher et diffuser des informations ;
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
Conseiller les usagers et agents sur les procédures ;
Rédiger des notes synthétiques ;
Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.
› Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
Photocopier et assembler des documents ;
Trier, classer et archiver des documents ;
Synthétiser et présenter des informations ;
Rechercher et diffuser des informations ;
Préparer les dossiers pour les instances ;
Identifier les sources de documentation.
Classer et archiver les dossiers.
› Planification et suivi
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous ;
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service ;
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.) ;
Utiliser des logiciels et des progiciels.
FOCUS MÉTIER
› Sur la commande publique :
Convoquer les membres de la CAO – assurer le quorum - fiche de présence - mettre à jour les fichiers relatifs à la composition de la CAO ;
Assister les gestionnaires des marchés dans la préparation des CAO (imprimer et photocopie des dossiers) ;
Assurer la veille sur les questions posées sur des consultations (téléchargement des questions, diffusion aux personnes ressources, réception des réponses et mise en ligne sur le profil acheteur) ;
Télécharger les offres et les mettre à la disposition des services pour analyse ;
Assurer le contrôle de légalité (envoi au contrôle de légalité et téléchargement des pièces visées) ;
Établir les mentions de nantissement aux entreprises ;
Assurer la gestion des parapheurs (numérisation, enregistrement et nommage des fichiers sur les serveurs, envoi postal du courrier) ;
Assurer le suivi des contrats et conventions (recensement, suivi des échéances, etc.) ;
› Sur les assurances :
Assurer l’interface entre l’Assistance technique et les services dans la constitution des dossiers de souscription (recueil des informations auprès des services, transmission des questionnaires, etc.)
Assurer le suivi des assurances, hors assurances RH, (suivi des échéances des contrats, déclaration des sinistres, suivi de l’évolution des conditions financières et contractuelles) ;

Dossier de candidature composé d'une lettre de motivation, d'un CV, du dernier arrêté de situation de l'agent et de la dernière fiche d'évaluation.
Destinataire :
Monsieur le Président de la Communauté de Communes Rives de Moselle,
1, place de la gare
CS 40303
57280 MAIZIERES-LES-METZ