Assistante archives

gestion des archives sur le logiciel métier AVENIO
traitement des documents des services à archiver
gestion au quotidien les abonnements des services
participation au collectif de travail du secrétariat général

- saisie des notices et de l’analyse. Indexation et saisie de cette indexation matière.
- Recherches pour les services et les personnes extérieures : 470 par an à l’aide du logiciel et autres méthodes de recherche
- gérer les prêts de documents aux services
- gérer les éliminations annuelles de documents selon les règles de conservation établies par les archives de France
- assurer le suivi de l’évolution du logiciel avec l’éditeur
- rechercher les documents dans les 2 magasins, dépôt dans les services, retour des documents et rangement dans magasins selon normes de classification
- apporter son concours aux services pour leurs versements d’archives
- pointage quotidien (= bulletinage) et contrôle des abonnements pour les services internes et externes et dispatching
- suivi des réclamations en lien avec les prestataires et les services (site Web du gestionnaire PRENAX)
- repérer les dysfonctionnements et les signaler à son responsable, faire des propositions
- contribuer à la continuité du service en fonction de ses compétences et qualifications, apporter son concours pour pallier aux absences si nécessaire
- être présent aux réunions d’information et prendre part aux réunions de travail
- favoriser l’accueil de nouvelles recrues et des stagiaires
- suivre toute formation jugée nécessaire à la qualité du service
- adopter une tenue et un comportement corrects et véhiculer l'image de la collectivité

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Monsieur le Maire
2 place du Général Leclerc
91400 ORSAY