Secrétaire du service technique

Le/la secrétaire du service technique assure le secrétariat du service technique, apporte une assistance au Directeur du Pôle Technique en terme d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.

Les activités principales:
- Organisation de la vie professionnelle du Directeur du Pôle Technique :
o Standard téléphonique
o Courriers entrants / sortants
o Gestion des congés et établissement des plannings
o Etablissement des plannings salles et transmission (prestataires chauffage et autres)
o Suivi de la facturation de l’établissement du bon de commande à la réception des marchandises et la facturation (transversalité avec la comptabilité)
o Gestion des fournitures de bureau
o Traitement des demandes sur le site internet de la Ville et répondre aux fiches signalement
o Transmissions des tickets carburants du mois
o Demande d’échanges de bennes DIB (atelier et espaces verts)
- Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique
- Suivi des projets et actualités de la Direction
- Accueil physique et téléphonique du bureau ST :
o Locations tables et chaises
o Remise de raticide
o Divers
- Suivi des dossiers RH :
o Gestion personnels et planning des ST (personnel atelier, Espaces verts, fêtes…), gestion des pointages, établissement du tableau des 1607 heures des agents (atelier, espaces verts, ville propre, salle des sports)
o Plannings de viabilité hivernale, astreintes, fêtes
o Affectation des différentes informations, notes de services, visites médicales, courriers liés au personnel
o Organisation, répartition, suivi des attestations des formations des agents ST
o Gestion des dossiers d’évaluation et mise à jour des fiches de poste
- Organisation logistique des demandes d’intervention en régie, des entreprises sous contrat, et accueil physique des entreprises (clefs, alarmes, livraisons…)
Les activités secondaires :
- Gestion des remplacements du service entretien et ATSEM en cas d’absence la coordinatrice (congés).

Merci d'adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) à l'attention de Madame le Maire:
par courrier : 5, rue de la Mairie - 62320 ROUVROY
par mail : [email protected]