Agent polyvalent Etat-civil / Accueil / Funéraire (h/f)

Rejoignez notre équipe à la Mairie de Bidart en tant qu'agent polyvalent Etat-civil / Accueil / Funéraire !
Vous jouerez un rôle clé dans l'accueil et le renseignement du public, la gestion des démarches plus techniques liées à l'état-civil ou plus délicates concernant le funéraire.
Votre sens du service public, votre rigueur et votre aisance avec les outils informatiques seront des atouts précieux.
Dans un environnement stimulant, vous aurez l'opportunité de collaborer avec tous nos services, avec les élus et de contribuer activement à la bonne marche de la mairie.
Si vous maîtrisez les activités de ce poste, que vous êtes organisé, réactif et que avez le sens du contact, cette opportunité est faite pour vous.

Mission 1 : Participer aux activités liées à l’État-civil et au funéraire.
Assurer la réception des déclarations relevant de la compétence de la mairie (décès, reconnaissance d’enfants, changement de prénoms, PACS) et rédiger les actes d’État-civil  :
• Accueillir et informer les déclarants.
• Vérifier les pièces justificatives fournies au regard de la réglementation.
• Rédiger les actes spécifiques avec les logiciels dédiés.
Réaliser la mise à jour et la délivrance des pièces d’État-civil (naissance, mariage, décès) :
• Rechercher les actes sollicités sur logiciel ou sur les registres et les transmettre.
• Effectuer les mises à jour et délivrer les livrets de familles.
Réaliser les dossiers de mariages et de parrainage civil :
• Accueillir et informer les futurs époux et le futur parrain.
• Vérifier et faire compléter si besoin les dossiers établis par les époux ou par le parrain.
• Rédiger les actes.
• Préparer les cérémonies de mariage ou de parrainage civil pour les élus.
Assurer la tenue administrative des registres d’État-civil :
• Réaliser l’apposition de mention, la mise à jour des registres.
Réaliser les recensements citoyens :
• Enregistrer les jeunes concernés par le recensement et suivre les dossiers.
• Assurer l’interface avec l’armée pour le recensement.
Prendre en charge les opérations funéraires (exhumation, inhumation) :
• Accueillir et renseigner le public.
• Gérer les dossiers d’inhumation.
• Gérer les espaces funéraires et les concessions (achat, suivi des travaux, entretien, reprises).
Mission 2 : Participer aux activités d’accueil et de secrétariat général de la mairie.
Accueillir, orienter et renseigner le public :
• Accueillir le public par téléphone et physiquement.
• Identifier et orienter les demandes vers les services ou organismes compétents (rechercher le correspondant et mettre en relation).
• Renseigner les usagers sur des sujets variés.
• Actualiser le fond documentaire (répertoire et annuaire téléphonique).
• Réaliser l’affichage d’informations et délivrer des documents de base (démarches d’état civil et leurs procédures complètes).
Participer à la gestion administrative du courrier du service :
• Réceptionner et envoyer le courrier.
• Effectuer l’enregistrement du courrier sur le logiciel dédié (GED).
• Mettre en œuvre la procédure d’affranchissement et de gestion du courrier.
Participer à la gestion des listes électorales :
• Réceptionner et enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales sur le logiciel.
• Assurer le suivi des dossiers d’inscription.
• Participer à la mise à jour des listes électorales (suivi des retours de cartes, recherche des électeurs sur la commune, publipostage).
• Participer à la préparation et au déroulement des scrutins.
Activités spécifiques :
• Assurer le dispatching et la distribution du courrier sur les sites distants si besoin (permis B nécessaire).
• Prendre le relais du responsable sur les dossiers en cours nécessitant un suivi particulier.
• Maintenir la continuité, la qualité et la fiabilité du service rendu par le service « État-civil / Funéraire – Accueil / Secrétariat général ».
• Assurer le lien avec les élus concernant les demandes liées au service.

Postulez dès maintenant en envoyant CV et lettre de motivation exclusivement par mail à [email protected] avant le 20 avril.
Prise de poste souhaitée début mai, mais évolutive compte-tenu des délais de préavis.
Mutation, détachement ou CDD (poste ouvert aux contractuels).
Découvrez le détail des tâches sur la fiche de poste en ligne sur bidart.fr rubrique "emplois et stages" (lien direct ci-dessous).