Assistant(e) de Direction

Être l’interface entre le Maire et les interlocuteurs internes et externes.
Assurer la coordination et la gestion des agendas des élus et de la direction générale.
Réalisations de tâches administratives et rédactionnelles.

Activités principales
• Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre
• Organiser, assurer le suivi de l’agenda du Maire et du DGS en gérant les priorités,
• Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
• Gérer et suivre le courrier, courriel de la direction et du Maire dans la GED : Traitement et référencement du courrier
• Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage
• Préparer et suivre les séances du Conseil Municipal avec la Directrice Générale des Services
• Participation aux commissions, municipalité et rédaction des comptes rendus
• Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
• Transmettre les délibérations et arrêtés du Conseil Municipal au contrôle de légalité
• Contrôler les discours et courriers du maire et du DGS (style, orthographe, grammaire)
• Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique…)
• Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques, (arrêté, …)
• Réceptionner, transmettre et suivre les demandes adressées au Maire
• Maintenir à jour le carnet d'adresses du maire
• Organiser le traitement et la diffusion des informations, suivi des demandes des habitants
• Mettre à jour et suivre les licences de taxi de Lingolsheim (changement de véhicule, de locataire, de propriétaire)
• Vente au déballage et suivi du marché : enregistrer et vérifier la conformité de la réglementation
• Renseigner, enregistrer les déclarations, transmettre au service EMS pour la taxe de séjour.
• En lien avec le service animation, organiser les cérémonies protocolaires et les inaugurations
Activités complémentaires
• Assurer la fonction de régisseur d’avances

Avantages liés à la collectivité : Aménagement du Temps de Travail selon les modalités : 35h, 36h ou 39h (jusqu'à 23 jours de RTT), télétravail selon conditions, régime indemnitaire RIFSEEP, bénéficiaire du CNAS (nombreuses réductions sur des billetteries, chèques vacances, CESU ... ), participation de l'employeur à la protection sociale (risques Santé et Prévoyance), tarifs réduits (réseau médiathèques et piscines de l'Eurométropole, Maison des arts de LINGOLSHEIM), prime de fin d'année (pour les contractuels après 1 an d'ancienneté), accès au repas de restauration scolaire sur réservation, salle de restauration.