AGENT CHARGÉ DE L'ÉTAT-CIVIL, DU CIMETIÈRE, DES ÉLECTIONS ET DE L'AGENCE POSTALE (H/F)

Intitulé du poste : Agent chargé de l’état-civil, du cimetière des élections et de l’agence postale
Service : Administratif
Relations hiérarchiques : Avec les élus et la Directeur Général des Services
Relations fonctionnelles : Avec tous les services de la Mairie
Relations extérieures : Avec les administrés, les notaires, les pompes funèbres, la Préfecture
Moyens matériels du poste : bureau, PC, siège réglable, téléphone, logiciels (word, excel, outlook, publisher, Berger Levrault, GESCIME), armoires de classement, photocopieur/scanner centralisé

ACTIVITES PRINCIPALES
I) Gestion de l’état-civil
- Réception et enregistrement des déclarations
- Établissement des dossiers mariages et des Pacs (instruction, préparation de la cérémonie)
- Préparation des actes (reconnaissance, exceptionnellement naissance, avis de naissance des autres communes, mariage, décès, transcription décès)
- Tenue et mise à jour des registres : ouverture et clôture, inscription des actes, des avis de mention
- Publicité des actes : établissement et mise à jour des livrets de famille, délivrance de copies et d'extraits d'actes, encadrement de la consultation des registres, des recherches généalogiques, relations avec l'Insee
- traitement des demandes d’extraits ou de copies d’acte d’état civil
II) Gestion du cimetière
- Gestion des procédures administratives
- Suivi des concessions (renouvellement, reprise…)
- Suivi des transferts de tombes
- Suivi du logiciel et de ses mises à jour
III) Gestion électorale
- Tenue à jour des listes électorales : inscriptions, rectifications, radiations
- Organisation de la Commission de révision des listes électorales
- Préparation et participation aux scrutins électoraux
IV) Gestion de l’agence postale communale
- Gestion des services postaux (affranchissements, vente de timbres et prêts à poster, dépôts objets, retrait instances, procurations), délivrance et envoi de colis
- Gestion des prestations financières (limitées aux services indiqués dans la convention commune/poste)
- Gestion des relations avec la Poste
- Gestion de caisse
- Participation aux réunions d’information organisées par la Poste, sous réserves de nécessité de service
ACTIVITÉS OCCASIONNELLES
I) Assurer l’accueil de la Mairie lors des absences de l’agent d’accueil
- Accueil physique et téléphonique information sur les services communaux, les loisirs et toute chose de la vie communale
- Gestion, traitement, diffusion des courriels de l’accueil
- Enregistrement du courrier départ et arrivé
- Photocopies et affichage d’informations
- Gestion administrative de l’Aire d’accueil des gens du voyage
- Renseigner sur les formalités administratives
- Procéder au recensement militaire
- Gérer l’utilisation des équipements sportifs et culturels
- Remise de CNI et de passeport sur le dispositif de recueil
- Servir de relais entre les différentes associations et les élus
- Gérer la gestion de l’utilisation des salles, des demandes de prêt de matériel
- Réception des dossiers relatifs à l’urbanisme
II) Organiser le recensement de la population
- Participation au recrutement
- Participation aux formations
- Organisation des secteurs de collecte
- Saisie des données dans le logiciel
- Suivi administratif d’ordre général

Adresser CV et lettre de motivation à :
Mme le Maire
Mairie d'Etrelles 02 Rue Julien Caillel 35370 ETRELLES
Ou par mail à [email protected]